Queste sono alcune delle domande che mi sono state rivolte dall’amministratore di una società di ingegneria. Egli voleva fare un passo avanti per rendere efficienti, nei tempi e nei costi, alcune procedure adottate nelle attività svolte da lui e dal suo staff di una quindicina di persone.
Quell’amministratore mi stava chiedendo un programma con tutte le funzioni necessarie per gestire (inserire, ricercare, visualizzare, modificare e cancellare) i dati relativi ai clienti, collaboratori e alle attività aziendali; un programma che fosse utilizzabile su tutti i computer collegati tra loro in rete all’interno dell’azienda.
Quello che mi stava chiedendo, dunque, era una Intranet, una sorta di “sito internet aziendale” accessibile da tutti i computer interni e non visibile all’esterno dell’azienda.
Realizzare un tale sistema, che sia semplice da usare senza la necessità di lunghi tempi di apprendimento, che sia facilmente aggiornabile e che mantenga la promessa di flessibilità significa mettere a punto una “interfaccia utente” amichevole e un efficiente magazzino dati. Il risultato è rappresentato da semplici schermate, visibili da ogni computer, che permettono di gestire facilmente tutti i dati e le informazioni memorizzate in modo permanente e ben organizzato in un unico file, l’arci-noto database.
Si badi a non confondere una Intranet con la semplice condivisione permessa dalla connessione in rete di più computer all’interno dello stesso ufficio. E’ ben altro: è un vero e proprio software che permette di fare ciò di cui stiamo parlando come se si navigasse in un sito internet privato e che risiede fisicamente solo sul server (computer che gestisce la rete interna) dell’ufficio. L’accesso può essere concesso a tutti indistintamente, si può limitarlo ad alcune sezioni o si può concedere secondo il grado di responsabilità del personale autorizzato.
A dispetto, dunque, di una certa complessità progettuale e di realizzazione, da ogni postazione di lavoro dotata di computer sarà possibile, in modo semplice ed intuitivo, inserire nuove informazioni, memorizzarle in modo permanente, cancellare o modificare quelle obsolete, ricercarne e visualizzarne alcune specifiche, distribuire ed assegnare i compiti giornalieri ai collaboratori, essere avvertiti di scadenze imminenti con un certo anticipo, ecc. ; tutto senza uso di carta, spreco di tempo, problemi causati da mancanza di comunicazione tra colleghi.

I benefici sono intuibili:

Attraverso questi benefici è altrettanto intuibile la possibilità di raggiungere gli stessi obiettivi di ogni imprenditore che voglia razionalizzare le risorse all’interno della propria azienda, ovvero aumento dell’efficienza operativa e della produttività. La qualità del servizio cresce, così come la soddisfazione delle persone coinvolte.
Senza contare che lo stimolo di un'innovazione, la possibilità di condividere più facilmente conoscenza e idee portano ad un maggior coinvolgimento personale alla visione aziendale e, quindi, le persone si sentono maggiormente motivate verso gli obiettivi comuni.
Molte sono le aziende, di tutte le dimensioni, che hanno adottato questo strumento e che ne traggono beneficio tutti i giorni per attività produttive e di servizio.