E' ormai partita la grande riforma della Pubblica amministrazione digitale. Il Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, Lucio Stanca, ha infatti esaminato il decreto legislativo relativo al “Codice dell’Amministrazione Digitale”. In cosa consiste? Il Codice dell'Amministrazione Digitale stabilisce il principio che i cittadini e le imprese hanno il diritto ad avvalersi di una “amministrazione amica ed efficiente” e, in particolare, si propone di incoraggiare l'uso delle nuove tecnologie consolidandone la validità giuridica. In attesa di rivoluzioni nella gestione integrata dei documenti cartacei e digitali, la prima sfida che il Codice dell'Amministrazione Digitale propone è quindi quella, molto concreta, della gestione delle comunicazioni per mezzo di e-mail. Le pubbliche amministrazioni sono chiamate a confrontarsi con un vasto quadro normativo e si trovano a dover ripensare, nel confronto con la realtà informatica, la propria cultura di protocollazione e di archiviazione cartacea. Il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) identifica gli obiettivi: evitare la produzione di nuova carta, eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” per ottenere risparmi diretti (carta,  spazi, ecc.) ed attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.). Le indicazioni del Codice dell'Amministrazione Digitale e gli obiettivi indicati dal CNIPA sembrano però contrastare sul piano pratico. Soprattutto nell'incertezza operativa che inevitabilmente accompagna questo tipo di cambiamenti. Ad esempio se occorre includere le e-mail nel processo di gestione del protocollo è evidentemente assurdo utilizzare allo scopo stampe su cartaceo delle e-mail trasmesse o ricevute! Si otterrebbe l'esatto contrario di quanto inteso dal Codice dell'Amministrazione Digitale.
Riorganizzazione e ripensare i processi di gestione documentale (informatica, cartacea, audiovisiva, microfilm, ecc.) non è sicuramente impresa da poco. La problematica andrà affrontata, ma i tempi per soluzioni pratiche sono senz’altro molto lunghi. Qualcosa però si può fare subito per risolvere il problema del protocollo delle e-mail. Esistono sistemi semplici, economici, che non richiedono formazione del personale che, certificati dal CNIPA e dall'AIPA, consentono la gestione delle e-mail in maniera indipendente dai sistemi informatici e dalle procedure amministrative adottate. Si tratta di sistemi per l'archiviazione automatizzata delle e-mail che non interferiscono con i processi di lavorazione dei documenti, elettronici e non e che consentono invece l'attribuzione del corretto  riferimento di protocollo a quelle e-mail che lo necessitano. Senza  quindi bisogno di istruire il personale che continua a lavorare come è abituato.
In concreto questi sistemi consistono in un semplice apparecchio che viene collegato tra la presa di accesso ad internet e la rete  dell'ufficio. Il software preinstallato, senza bisogno di configurazione  e senza interferire con la rete già esistente, memorizza le e-mail in ingresso ed in uscita assegnando loro un indice d'archivio interno al quale può essere riferito in automatico, per i casi specificati, il corretto codice di protocollo. Le e-mail sono quindi al sicuro, in un'area riservata accessibile solo per mezzo di doppia autorizzazione, pronte ad essere recuperate in caso di necessità ed univocamente identificate. Senza carta ed in accordo con le leggi. Una soluzione pratica, ma al tempo stesso di alto profilo che consente alla pubblica amministrazione di procedere in direzione degli obiettivi indicati dal Codice dell'Amministrazione Digitale senza rischi.